Nhân viên thu ngân của quán ăn nhỏ thông thường sẽ là quản lý, chủ quán hoặc trưởng ca trực. Tuy nhiên ở những nhà hàng lớn đây là chức vụ không thể thiếu và khá quan trọng. Không thể thay thế bởi những người khác không có kỹ năng chuyên môn ví dụ: đầu bếp, tạp vụ, phục vụ bàn…
Bởi vậy BBQ Home F&B sẽ bật mí một vài kiến thức cơ bản đào tạo nhân viên thu ngân. Hãy theo dõi bài viết này nhé !
Đối với nhân viên thu ngân của một nhà hàng thì giờ làm việc sẽ được bắt đầu như sau:
Ca 1: 7h.00 – 15h.00
Ca 2: 15h.00 – 23h.00
Tùy vào tính chất hoạt động của từng nhà hàng, khung giờ có thể thay đổi đôi chút.
– Đến trước ít nhất 5 phút so với thời gian quy định để đảm bảo đồng phục gọn gàng khi nhận ca.
– Bữa ăn trong ca được quy định tối đa là 30 phút. Khi đi ăn ca, thu ngân có trách nhiệm bàn giao công việc cho đồng nghiệp để đảm bảo việc thu tiền không bị gián đoạn.
– Nhân viên không được phép ra ngoài trong giờ làm việc. Nếu có công việc cần thiết, ban quản lý nhà hàng sẽ yêu cầu và ký xác nhận vào giấy cho phép ra ngoài trong đó ghi rõ thời gian & lý do.
– Nhân viên có trách nhiệm trình báo với bảo vệ và thực hiện đúng nội dung đã ghi.
– Nhân viên phải mặc đồng phục trong suốt thời gian làm việc. Khi dập thẻ chấm công (cả dập thẻ vào và dập thẻ ra) đồng phục phải chỉnh tề.
Nhiệm vụ của nhân viên thu ngân:
1. In hóa đơn
– Khi khách gọi thanh toán, thu ngân in hoá đơn tạm tính và chuyển cho phục vụ. Khi nhận đủ tiền từ phục vụ thì thu ngân in hoá đơn GTGT kèm thông tin thuế (nếu có). Sau đó phục vụ ký vào mục người bán hàng trên hoá đơn GTGT. Thu ngân giao phục vụ liên hồng để trả khách.
– Hoá đơn GTGT phải được in theo thứ tự sắp xếp theo số seri của nhà in. Nhân viên thu ngân không được phép xé rời tập hoá đơn và không được in cách số.
– Quản lý nhà hàng mới được phép chiết khấu cho khách. Trong trường hợp này, hoá đơn cần phải có chữ ký khách hàng.
– Hoá đơn nội bộ chỉ dụng cụ sử dụng trong trường hợp: dùng cho chủ đầu tư, công ty tiếp khách, khách đã thanh toán nhưng muốn lấy hoá đơn sau.
2. Xử lý sự cố liên quan đến hóa đơn
– Nếu có vấn đề trục trặc liên quan đến hoá đơn, thu ngân phải báo cáo với quản lý nhà hàng ngay lập tức. Nếu hủy hoá đơn, thu ngân phải xin ý kiến quản lý và xin chữ ký xác nhận.
– Trường hợp không thể trả ngay khách hoá đơn GTGT, thu ngân có trách nhiệm ghi sổ với đầy đủ thông tin của khách và có trách nhiệm trả lại khách hoá đơn GTGT trong thơig gian sớm nhất.
3. Quản lý hóa đơn
Thu ngân có trách nhiệm nhận hoá đơn vào đầu ca và giao lại hoá đơn vào cuối ca. Các số hoá đơn sử dụng trong ca phải được liệt kê đầy đủ theo thứ tự từ bé đến lớn.
Nếu có hoá đơn hủy thì thu ngân phải báo cáo và ghi rõ lý do.
4. Thu tiền
– Nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm thu tiền của khách hàng. Việc thu tiền phải thông qua bộ phận phục vụ. Nhân viên thu ngân không được thu tiền trực tiếp từ khách hàng.
– Số tiền thu phải đúng với số tiền hiển thị trên hoá đơn. Tiền thu được phải xếp riêng từng cọc theo mệnh giá.
– Nếu khách trả bằng ngoại tệ, thu ngân phải tính theo tỉ giá áp dụng tại nhà hàng.
– Nếu khách trả bằng thẻ tín dụng, thu ngân phải kết chuyển ngay với ngân hàng.
5. Quản lý tiền
Thu ngân chịu trách nhiệm quản lý các khoản tiền sau:
– Doanh thu từ khách hàng: Không ai được phép tiêu vào doanh thu trừ khi có sự cho phép của Giám đốc. Thu ngân thu loại tiền tệ gì thì nộp lại loại ấy, nghiêm cấm các hành vi đổi tiền vì bất cứ lý do gì.
– Tiền lẻ trả lại khách: Số tiền này thường là tiền có mệnh giá nhỏ dùng để trả lại khách. Mỗi nhà hàng được cấp phát 1 số tiền nhất định. Nếu cần phải đổi tiền lẻ thì thu ngân xin giấy ra ngoài và trình báo với bảo vệ số tiền mang ra và số tiền mang vào. Nghiêm cấm các hành vi mang tiền về nhà vì bất cứ lý do gì. Khi chốt ca, thu ngân phải có đủ số tiền quy định để giao cho ca sau hoặc nộp vào két nhỏ.
– Tiền quỹ để chi phí tại nhà hàng: Nếu nhà hàng có việc phải chi tiêu thì quản lý ký duyệt và thu ngân chi tiền. Hết ca, thu ngân tổng kết số tiền đã chi và giao lại cho ca sau hoặc nộp vào két nhỏ cùng với tiền lẻ trả lại khách. Thu ngân không được phép chi tiêu số tiền này nếu không có sẹ đồng ý của quản lý bằng văn bản.
– Hàng ngày, công ty sẽ chi cho nhà hàng 1 số tiền đúng bằng số tiền đã chi của ngày hôm trước để đảm bảo nhà hàng luôn có đủ tiền để chi các việc phát sinh.
6. Đóng ca, nộp tiền vào két
Khi hết ca, thu ngân phải thực hiện đóng ca, làm báo cáo, bàn giao hoá đơn và nộp tiền vào két. Báo cáo bao gồm: báo cáo doanh thu, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn, báo cáo chi tiêu trong ca.
– Doanh thu theo báo cáo là bao nhiêu và là loại tiền tệ gì thì thu ngân nộp tiền vào két doanh thu đúng như vậy. Nghiêm cấm các hành vi đổi tiền để hưởng chênh lệch hoặc đổi vì bất cứ lý do gì.
– Trước khi nộp tiền vào két doanh thu, thu ngân phải kiểm đếm tiền có sự chứng kiến của bộ phận bảo vệ & bộ phận phục vụ.
– Khi nộp tiền vào két phải niêm phong và có sự chứng kiến của bộ phận bảo vệ và bộ phận phục vụ.
– Nếu thu ngân thu thiếu tiền trong ca thì quản lý nhà hàng phải lập biên bản và giải quyết theo từng trường hợp. Lỗi của ai người ấy chịu trách nhiệm trả lại.
– Nếu thu ngân nộp thiếu tiền do nhà hàng phát sinh chi tiêu thì thu ngân phải có văn bản chứng minh số tiền chi tiêu đó. Văn bản nhất thiết phải có chữ ký của quản lý hoặc người được quản lý ủy quyền.
– Thu ngân bàn giao cho ca sau tiền lẻ trả lại khách và tiền quỹ của nhà hàng. Nếu thu ngân làm ca chiều thì nộp số tiền trên vào két nhỏ. Khi nộp phải có người kiểm đếm cùng và có người là chứng. Nộp xong phải niêm phong.
– Toàn bộ hoá đơn còn tồn trong ca thu ngân phải bàn giao cho ca sau hoặc giao cho người có thẩm quyền.
7. Dịch vụ khách hàng
Nhân viên thu ngân luôn phải tươi cười và có thái độ niềm nở với khách hàng khi khách liên hệ tại quầy.
8. Quản lý công cụ
– Thu ngân chịu trách nhiệm kiểm tra vào đầu giờ các công cụ dụng cụ phục vụ công việc để đảm bảo tính hiệu quả trong ca làm việc.
– Tổng hợp các loại báo cáo cần thực hiện trong ca.
Trên đây là tổng hợp những điều mà thu ngân cần phải làm trong một ca trực. Hy vọng với những kiến thức trên những nhà hàng lớn nhỏ đều có thể áp dụng và đào tạo cho nhân viên thu ngân của mình để quy trình vận hành chuyên nghiệp và đảm bảo hơn nữa.
Mọi thông tin liên quan đến việc vận hành, quản lý quý khách hàng có thể liên hệ tại đây để chúng tôi – BBQ Home F&B có thể tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ sớm nhất .
Xếp hạng 5 sao cho bài viết
[Tổng cộng: 1 Trung bình: 5]